Krajowy System Elektronicznej Faktury KSeF

Krajowy System Elektronicznej Faktury (KSEF) to system informatyczny stworzony w Polsce, mający na celu ułatwienie i usprawnienie procesu wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. System ten wspiera elektroniczną wymianę dokumentów finansowych między przedsiębiorcami.

KSEF umożliwia wystawianie faktur elektronicznych, co przyczynia się do redukcji ilości papierowych dokumentów i może przyspieszyć procesy związane z obiegiem dokumentów księgowych. Elektroniczna faktura w KSEF posiada status dokumentu księgowego i spełnia wymogi prawne dotyczące przechowywania faktur.

Celem Krajowego Systemu Elektronicznej Faktury jest zwiększenie efektywności, eliminacja zbędnych procedur papierkowych oraz ułatwienie przedsiębiorcom prowadzenia elektronicznej wymiany faktur.

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Jaki format ma e-Faktura

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Jak wystawisz fakturę w KSeF

Faktury ustrukturyzowane wystawisz:

z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
przy użyciu programów komercyjnych takich Subiekt123, Subiekt GT lub najbardziej rozbudowany system Subiekt Nexo.

Etapy wprowadzania KSeF

Od października do grudnia 2021 roku prowadziliśmy pilotaż z udziałem podatników. W celu dostosowania systemów informatycznych można nadal korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF. Szczegóły dotyczące testowania umieszczono w zakładce Strefa testowa KSeF.
Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzamy Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne [1]. Od tego momentu będziesz miał możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Rada Unii Europejskiej zgodziła się aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe [2]. Z treścią decyzji derogacyjnej z 17 czerwca 2022 roku możesz zapoznać się w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej
Od 1 lipca 2024 roku wprowadzamy Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie obowiązkowe [3].

Od stycznia 2022 roku możesz skorzystać z KSeF dobrowolnie, natomiast od 1 lipca 2024 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym

Czy muszę przystąpić do KSeF

W pierwszym etapie wdrażania KSeF to Ty zdecydujesz, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu.
Kto korzysta z KSeF

Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

KSeF a PEF

System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej będą systemami funkcjonującymi odrębnie.